У маёй паўсядзённым працы, я працую ў галіне сувязі, у асноўным для некамерцыйных арганізацый. Частка працы, якую я раблю, заключаецца ў забеспячэнні таго, каб у нас ёсць стратэгія ў месцы для ўнутраных і знешніх камунікацый. Гэта таксама ўключае ў сябе распрацоўку плана офіснага пераезду , які мая бягучая арганізацыя плануе зрабіць на працягу наступных шасці месяцаў.
У той час як вы можаце думаць , што ёсць вельмі шмат крокаў для планавання ў офісе руху , якое ў вас няма часу , каб нават разглядаць паведамленні, вам сапраўды трэба заняць дзень або два , каб стварыць трывалую стратэгію , якая будзе трымаць супрацоўнікаў і кліентаў , якія ведаюць аб маючых адбыцца зменах .
Давайце пачнем з супрацоўнікамі , так як яны непасрэдна ўплываюць на ход .
Ўнутраныя камунікацыі павінны ўключаць гэтыя ключавыя паведамлення:
- Выразны графік: пераканайцеся , што вы пералічыць усе асноўныя этапы пераезду , так што кожны ведае , што чакаць і калі.
- Інструкцый па ўпакоўцы: падаць супрацоўнік з інструкцыямі аб тым, як спакаваць свае офісы ці кабінка для пераезду. Гэта павінна ўключаць у сябе , дзе атрымаць ўпаковачныя матэрыялы , што яны адказваюць за ўпакоўку і тэрміны.
- Своечасовае апавяшчэнне аб любых закрыцці бюро: падчас руху, магчыма , прыйдзецца зачыніць офіс , каб даць канчатковую ўпакоўку і перасоўванне офіснага абсталявання і мэбля. Пераканайцеся, што вашыя супрацоўнікі ведаюць пра гэтыя даты і калі і як бізнэс будзе працягвацца падчас руху, і як гэта паўплывае на іх графік працы і нагрузку.
- Новы офіс план: Супрацоўнікі хочуць ведаць , на раннім этапе , што новая прастора будзе выглядаць і як офісы будуць створаны. Ці будуць яны ўсё яшчэ маюць сваё ўласнае прастору, або яны ў цяперашні час знаходзіцца ў кабіне або адкрытага плана паверха? Пераканайцеся, што вы ствараеце спосаб інфармавання супрацоўнікаў пра тое, як іх працоўнае месца можа змяніцца.
- Новае месцазнаходжанне, паркоўка і камутуюцца варыянты: Забяспечыць супрацоўнікаў усёй неабходнай ім інфармацыі аб новым месцы , так што яны могуць падрыхтаваць транспарт да новага прасторы.
Пасля таго, як вы вызначылі ўсе ключавыя паведамлення, вам неабходна вызначыць, як лепш даставіць гэтыя паведамленні. Які выкарыстоўваецца метад павінен быць вырашана па тыпу паведамленні.
Напрыклад, графік можа быць лёгка дастаўлены з дапамогай вашай ўнутранай сеткі кампаніі; у той час як офіс закрыцця можа быць лепш за ўсё прадстаўлены на сходзе супрацоўнікаў, каб забяспечыць пытанні можна задаць і адказаць.
Спосабы зносін Мэты на персанал:
- Intranet: для тых кампаній або арганізацый , якія маюць інтранэт, звычайна гэта лепшая платформа для большасці паведамленняў. Гэта дазваляе лёгка абнаўленне файлаў і інфармацыі, якая даходзіць да ўсіх супрацоўнікаў.
- У вочных сустрэчах: незалежна ад таго , што паведамленні, сход персаналу з'яўляюцца добрым месцам , каб зрабіць заявы і даць супрацоўнікам магчымасць мець поўнае абмеркаванне. Вы можаце таксама выкарыстоўваць час для перамоваў, каб разгледзець, якім чынам інфармацыя будзе паведамлена так супрацоўнікі ведаюць, што яны будуць пастаянна інфармаваць.
- Email: у той час як электронная пошта лёгка, гэта не самы лепшы спосаб для перадачы інфармацыі. Вы не хочаце, каб выправіць так шмат лістоў, што людзі не могуць знайсці інфармацыю, калі ім гэта неабходна. Калі вы карыстаецеся электронную пошту, пераканайцеся, што вы толькі выкарыстоўваць яго, каб людзі ведалі, дзе яны могуць атрымаць інфармацыю.
- Агульныя тэчкі: Калі ў вас няма інтрасеткі, а затым стварыць агульную тэчку на сеткавай дыску , што кожны можа атрымаць доступ з'яўляецца наступным лепшым спосабам захаваць інфармацыю , якую вы хочаце , каб людзі доступ.
- Дошка аб'яваў: фізічная прастора , у якім размешчана інфармацыя, гэта вялікая рэч , каб зрабіць. Не толькі людзі могуць праверыць гэта часта, гэта таксама месца, дзе людзі могуць збірацца і абмяркоўваць свае праблемы.